Saiba como a MHSW ajudou a Eletrodata Engenharia a crescer e se tornar mais eficiente.
Clientes - Eletrodata Engenharia
Sobre o Cliente
A Eletrodata Engenharia é uma renomada
empresa de engenharia que atua nos ramos de manutenção predial, industrial, facilities,
construção civil, telecomunicações e obras de engenharia e montagem eletromecânica. Tendo
grandes nomes entre seus clientes, como a Presidência da República, Tribunal Superior Eleitoral,
Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro, Caixa Econômica Federal, Banco Central do
Brasil, entre diversos outros.
Sendo uma empresa que está sempre preocupada em melhor atender os seus clientes, bem como ampliar sua participação no mercado e garantir a eficiência de suas operações, sentiram a necessidade de revisar alguns procedimentos internos, visando atingir essas metas.
Com uma visão clara de realidade em que as empresas estão inseridas hoje, na qual a utilização de softwares de gestão adequados às necessidades dos diferentes ramos de negócios já deixou de ser um diferencial e passou a ser um pré-requisito, decidiram por buscar as soluções oferecidas pela MHSW.
As Demandas
Entre as diversas melhorias almejadas pela Eletrodata, a sua prioridade inicial era a padronização de atividades realizadas pela equipe da área comercial, tendo em vista que boa parte da atuação comercial da empresa se dá em pregões eletrônicos referente a licitações de órgãos públicos.
Além disso, a gestão dos contratos com cada cliente também possui diversas particularidades de acordo com o ramo de atuação destes. Algumas tarefas, no entanto, são comuns e necessárias com grande frequência, como o envio de comunicações externas, medições para o faturamento mensal e, em menor número, a assinatura de termos aditivos. O controle dessa documentação é algo essencial e as ferramentas para tal devem estar de acordo com o volume e nível de informações nela contida.
A gestão de recursos humanos é ainda outra demanda que
todas empresas possuem, especialmente as que contam com elevado número de colaboradoores. Não
procurando substituir a utilização de softwares de gestão de capital humano (HCM), mas
sim a disponibilização de funcionalidades não contempladas nestes, ou que não estão em completa
concordância com os critérios da empresa, a Eletrodata observou a necessidade de um aplicativo
para gerenciar o banco de talentos e currículos de profissionais que estão atuando na empresa ou
que já passaram por ela. Outros dados que tinham a necessidade de dispor de forma simples e
rápida eram sobre as Convenções Coletivas de Trabalho que regem a contratação dos funcionários
assim como o banco de horas destes.
A frota de veículos da companhia também exige uma especial atenção por parte dos gerentes, engenheiros e outros responsáveis pelas filiais e contratos da empresa. Informações sobre os gastos com combustível, autonomia dos veículos, quilomatragem de cada um e revisão dos mesmos são de especial importância, dado que o custo associado a estes ativos é relevante e pode ter impacto nos resultados da empresa. Foi verificada, assim, a necessidade de se criar um módulo a partir do qual fosse feito o monitoramento desses valores de forma imediata.
A utilização de cartões corporativos para realização de diversos gastos pelos engenheiros de contrato, gerentes e equipe administrativa exige que seja feita a prestação de contas das compras realizadas com estes. Além disso, algumas despesas efetuadas durante viagens a trabalho necessitam de reembolso para o colaborador que arcou com elas. Diante disso, a empresa observou a importância de fazer uso de um sistema estruturado para as solicitações de recomposição de fundo fixo nos cartões corporativos, assim como o reembolso de despesas em função de atividades relacionadas à empresa. Além do sistema organizar a forma de cadastro dessas solicitações, também deveria compreender todo o fluxo de aprovação e pagamento definido a partir do mapeamento desses processos.
Buscando também utilizar-se de ferramentas já consolidadas no mercado de manutenção e gestão de ativos, a empresa passou a se beneficiar do Manusis para o controle de ordens de serviço, materiais e criação de relatórios nos contratos com seus clientes. Tendo em vista a complexidade e abrangência desse sistema, observaram que a presença de um profissional capacitado para atuar na implementação desse software nos contratos, bem como fornecer treinamentos aos seus funcionários e prestar assistência na operação e em atualizações, seria mandatória.
Soluções Desenvolvidas
A MHSW realizou (e continua realizando) um acompanhamento constante da rotina da empresa, buscando entender quais processos podem ser melhorados tanto no ambiente administrativo quanto nas tarefas executadas pela equipe de campo.
Com relação às necessidades da empresa na área de comercial,
foram desenvolvidas planilhas automatizadas que
aceleraram em até 87% a confecção de propostas comerciais para participar nos pregões,
garantem mais segurança e integridade nos valores da proposta e ainda facilitam a
atualização da proposta para adequação. Além disso, foram criadas ferramentas
estruturadas para armazenamento e organização de informações sobre CCTs, funções e insumos
utilizados na criação das propostas.
Para a criação das funcionalidades de gestão dos contratos com os clientes da companhia, logo se identificou que a criação de um sistema web seria a solução mais adequada. Foram criadas páginas para a visualização de informações gerais sobre os contratos e diversos arquivos (comunicações externas, medições para faturamento, etc.), assim como um painel para a rápida identificação de pendências e resultados de cada contrato da empresa.
Aproveitando a
aplicação web criada para o controle dos contratos da empresa, foi feita a expansão da mesma com
novos módulos tendo em vista atender às outras demandas, como a de recursos humanos.
Desenvolveu-se então uma página para o cadastro e consulta de currículos de funcionários atuais
da empresa e que já trabalharam nela, dispondo ainda de interfaces para logística de
armazenamento das convenções coletivas de trabalho, sindicatos e acesso aos relógios de ponto da
Control ID conectados na rede da empresa. Com
alcance aos relógios, foram programadas rotinas para a aquisição dos arquivos fonte de dados
(AFD) diariamente e avaliação destes, notificando os responsáveis de cada contrato sobre
ocorrências nos registros de ponto dos colaboradores.
Foi feita ainda a integração
com o sistema de gestão de pessoas da Senior,
permitindo a leitura dos registros de funcionários cadastrados nessa plataforma e a atualização
do banco de currículos. Tornou-se possível ainda definir automaticamente as situações dos
funcionários (trabalhando, férias, afastado, desligado, etc.) para correta avaliação dos
registros de ponto de cada um. Finalmente, devido à nova pandemia do coronavirus (COVID-19), foi
criado um portal para os registros de afastamento em virtude da doença, bem como o monitoramento
dos casos entre colaboradores da empresa, gerindo ainda os documentos associados (atestados,
exames, pedidos médicos, etc.); em auxílio a essas atividades, foi elaborado também um
dashboard no Power BI para um acompanhamento mais fácil por data, centro de custo, e
motivo de afastamento. Essas medidas visam garantir um maior apoio aos profissionais
afetados direta ou indiretamente pela pandemia, bem como assessorar a empresa com as ações a
serem tomadas para melhor lidar com a situação.
O monitoramento
da frota de veículos também foi incluído no sistema web desenvolvido. Dado que a empresa fazia
uso do Ticket Log para o abastecimento dos seus
veículos, foi feita uma integração com a solução da Edenred para obter os relatórios de
consumo dos veículos atribuídos à empresa no site deles. A partir dessas informações, criou-se
um painel com o Power BI para a apresentação dos
valores mais relevantes de consumo, autonomia dos carros e saldo dos cartões, categorizados de
forma prática para acesso dos gestores, além de permitir a filtragem dinâmica por diversos
campos, como datas, filiais, contratos, tipo de veículo, combustível, entre outros. Ao final,
foi programada uma rotina para atualizar diariamente o dashboard em horários
estabelecidos pelo cliente, garantindo que as informações nele contidas são sempre precisas e
recentes.
Com relação à
prestação de contas, também foi fornecida uma solução pela MHSW. A maior parte destas se refere
à recomposição de fundos dos cartões corporativos utilizados pela empresa. Assim, além de
idealizar a plataforma para registro das despesas efetuadas, fez-se uma integração com o sistema
do Brasil Pré-Pagos, que possibilitou aos usuários importarem
os extratos dos seus cartões referentes a períodos pré-definidos e gerarem os documentos de
prestação de contas com os padrões de qualidade da empresa de forma automática. Ademais, todo
o fluxo de aprovação e finalização desses procedimentos foi implementado pelo sistema da MHSW,
bem como o acompanhamento das etapas por parte dos solicitantes.
A demanda de apoio
para a implementação, treinamento e suporte no uso do Manusis também foi suprida pela MHSW. Após um estudo
aprofundado da documentação da ferramenta, diversos testes com a plataforma, acompanhamento das
implantações em alguns contratos e constante contato com a equipe de suporte do Manusis, a MHSW
foi capaz de disponibilizar um time qualificado para atender às demandas da Eletrodata com
relação ao Manusis. Entre as atividades realizadas por esse setor estão:
- Gerenciamento do processo completo de implementação do software nos contratos da empresa;
- Fornecimento de treinamento aos funcionários para uso da ferramenta;
- Suporte para dúvidas pontuais que surgem durante a utilização dos módulos do programa;
- Realização de atualizações para grandes volumes de informações no software;
Ainda com relação ao Manusis, muitas demandas de
ordens de serviço/chamados para manutenção atendidos pela Eletrodata são abertos pela Caixa Econômica Federal. Cientes
de que esta faz uso de um portal próprio para a abertura e fechamento dos chamados de manutenção
e serviços de apoio em suas instalações, a MHSW trabalhou também em uma forma de integrar esse
sistema específico da Caixa com o Manusis.
Nesse sentido, foram desenvolvidos alguns scripts que realizam periodicamente a verificação dos chamados abertos pelo sistema de logística da Caixa e abrem as ordens de manutenção correspondentes no Manusis, agilizando o fluxo de atendimento às solicitações e facilitando o trabalho dos operadores em ambas as ferramentas.
A MHSW continua trabalhando junto à Eletrodata Engenharia, identificando outros pontos de melhoria juntos aos gestores e diretores da empresa, buscando deixá-la sempre aparelhada com as ferramentas mais oportunas aos seus negócios, capacitando-a para melhor atender seus clientes e aumentar sua margem de lucro.
